No es solo un formulario
El formulario es el punto de entrada. El proceso incluye la recepción, la protección de la información, la asignación, la comunicación, el análisis, la toma de decisiones, el registro y el archivo.
¿Quién interviene en el proceso?
El denunciante comunica la situación. La organización designa personas o equipos autorizados para recibirla y realizar su seguimiento. Otros intervinientes solo pueden participar cuando sea necesario y de acuerdo con las normas internas.
Canal interno y canal externo
La ley distingue entre canales internos, puestos a disposición por la organización, y canales externos, puestos a disposición por las autoridades competentes. La elección y los requisitos aplicables deben analizarse en el marco jurídico.
¿Por qué utilizar una plataforma propia?
Una plataforma ayuda a evitar la información dispersa, permite el diálogo mediante un código, organiza el historial y facilita la separación de accesos y responsabilidades.
Elementos de un canal eficaz
Un canal eficaz combina instrucciones claras, confidencialidad, acceso limitado a personas autorizadas, registro de las acciones y una forma segura de mantener el contacto con el denunciante. La tecnología apoya estos elementos, pero debe ir acompañada de procedimientos internos, responsables identificados y criterios para derivar cada situación.
Por qué no basta un buzón de correo
Un buzón de correo puede recibir mensajes, pero suele dificultar la separación de accesos, el control de los plazos, la protección de los archivos adjuntos y el mantenimiento de un historial coherente. Una plataforma específica vincula mensajes, documentos, estados, responsables y decisiones al mismo caso sin dispersar la información entre varias herramientas.
Qué debe existir antes de la puesta en marcha
Antes de divulgar el canal, la organización debe confirmar su marco jurídico, definir quién recibe y sigue las denuncias, preparar la información de privacidad, probar todo el recorrido y explicar cómo funcionan el anonimato, la confidencialidad y el seguimiento mediante código.
Lista práctica para evaluar un canal
Un canal debe evaluarse como un proceso completo y no solo como una página de envío. La organización debe poder demostrar quién recibe la información, cómo protege las identidades, cómo mantiene el diálogo y cómo documenta las decisiones.
Al revisar una solución, confirme los siguientes elementos y documente las decisiones en el procedimiento interno:
- Permite denuncias por escrito y, cuando proceda, por vía verbal.
- Distingue claramente la denuncia anónima, identificada y confidencial.
- Restringe el acceso por función, entidad y posible conflicto de intereses.
- Mantiene mensajes, archivos, estados, plazos y decisiones en el mismo expediente.
- Permite un diálogo seguro con el denunciante mediante un código reservado.
- Explica el tratamiento de datos, la conservación y los derechos aplicables.
- Registra las acciones relevantes sin exponer información innecesaria.
- Ofrece instrucciones sobre canales externos y otras vías adecuadas.
Nota jurídica
Este contenido es informativo, no constituye asesoramiento jurídico y debe revisarse a la luz de la legislación y las orientaciones aplicables en el momento de su uso.
Vea cómo la plataforma organiza el proceso.
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