Che cos’è un canale di segnalazione?

Non è soltanto un modulo

Il modulo è il punto di ingresso. Il processo comprende ricezione, protezione delle informazioni, assegnazione, comunicazione, analisi, decisione, registrazione e archiviazione.

Chi interviene nel processo?

Il segnalante comunica la situazione. L’organizzazione nomina persone o team autorizzati a riceverla e seguirla. Altri soggetti possono partecipare solo quando necessario e secondo le regole interne.

Canale interno e canale esterno

La legge distingue tra canali interni messi a disposizione dall’organizzazione e canali esterni messi a disposizione dalle autorità competenti. La scelta e i presupposti applicabili devono essere valutati nel quadro normativo.

Perché utilizzare una piattaforma dedicata?

Una piattaforma aiuta a evitare informazioni disperse, consente il dialogo tramite codice, organizza lo storico e facilita la separazione di accessi e responsabilità.

Elementi di un canale efficace

Un canale efficace combina istruzioni chiare, riservatezza, accesso limitato alle persone autorizzate, registrazione delle azioni e un modo sicuro per mantenere il contatto con il segnalante. La tecnologia supporta questi elementi, ma deve essere accompagnata da procedure interne, responsabili identificati e criteri per indirizzare ogni situazione.

Perché una casella email non basta

Una casella email può ricevere messaggi, ma spesso rende difficile separare gli accessi, controllare le scadenze, proteggere gli allegati e mantenere uno storico coerente. Una piattaforma dedicata collega messaggi, documenti, stati, responsabili e decisioni allo stesso caso senza disperdere le informazioni tra più strumenti.

Cosa deve esistere prima della messa a disposizione

Prima di comunicare il canale, l’organizzazione deve verificare il quadro normativo, definire chi riceve e segue le segnalazioni, preparare le informazioni sulla privacy, testare l’intero percorso e spiegare come funzionano anonimato, riservatezza e tracciamento tramite codice.

Lista pratica per valutare un canale

Un canale deve essere valutato come un processo completo e non soltanto come una pagina di invio. L’organizzazione deve poter dimostrare chi riceve le informazioni, come protegge le identità, come mantiene il dialogo e come documenta le decisioni.

Durante la valutazione di una soluzione, verifichi i seguenti elementi e documenti le decisioni nella procedura interna:

• Consente segnalazioni scritte e, quando previsto, segnalazioni orali.
• Distingue chiaramente segnalazioni anonime, identificate e riservate.
• Limita gli accessi per ruolo, ente e potenziale conflitto di interessi.
• Riunisce messaggi, allegati, stati, scadenze e decisioni nello stesso caso.
• Permette un dialogo sicuro tramite un codice di accesso riservato.
• Spiega trattamento dei dati, conservazione e diritti applicabili.
• Registra le azioni rilevanti senza esporre informazioni non necessarie.
• Fornisce indicazioni sui canali esterni e sulle altre vie appropriate.