Mehr als nur ein Formular
Das Formular ist der Einstiegspunkt. Der Prozess umfasst Eingang, Schutz der Informationen, Zuweisung, Kommunikation, Prüfung, Entscheidung, Dokumentation und Archivierung.
Wer ist am Prozess beteiligt?
Die hinweisgebende Person meldet die Situation. Die Organisation benennt autorisierte Personen oder Teams für den Empfang und die Nachverfolgung. Weitere Beteiligte dürfen nur bei Bedarf und nach den internen Regeln einbezogen werden.
Interne und externe Meldestellen
Das Gesetz unterscheidet zwischen internen Meldekanälen, die von der Organisation bereitgestellt werden, und externen Kanälen der zuständigen Behörden. Die Wahl und die anwendbaren Voraussetzungen sind im rechtlichen Rahmen zu prüfen.
Warum eine eigene Plattform nutzen?
Eine Plattform hilft, verstreute Informationen zu vermeiden, ermöglicht den Dialog über einen Code, organisiert den Verlauf und erleichtert die Trennung von Zugriffen und Verantwortlichkeiten.
Elemente eines wirksamen Kanals
Ein wirksamer Kanal verbindet klare Anweisungen, Vertraulichkeit, auf autorisierte Personen beschränkten Zugriff, Aktionsprotokolle und eine sichere Möglichkeit, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt zu bleiben. Die Technologie unterstützt diese Elemente, muss jedoch durch interne Verfahren, benannte Verantwortliche und Kriterien für die Weiterleitung ergänzt werden.
Warum ein E-Mail-Postfach nicht ausreicht
Ein E-Mail-Postfach kann Nachrichten empfangen, erschwert aber häufig die Trennung von Zugriffen, die Kontrolle von Fristen, den Schutz von Anhängen und einen konsistenten Verlauf. Eine eigene Plattform verknüpft Nachrichten, Dokumente, Status, Verantwortliche und Entscheidungen mit demselben Vorgang, ohne Informationen auf mehrere Werkzeuge zu verteilen.
Was vor der Bereitstellung vorhanden sein sollte
Bevor der Kanal bekannt gemacht wird, sollte die Organisation den Rechtsrahmen prüfen, Empfänger und Bearbeitende festlegen, Datenschutzinformationen vorbereiten, den vollständigen Ablauf testen und erklären, wie Anonymität, Vertraulichkeit und die Nachverfolgung per Code funktionieren.
Praxis-Checkliste zur Bewertung eines Kanals
Ein Kanal sollte als vollständiger Prozess und nicht nur als Eingabeseite bewertet werden. Die Organisation muss darlegen können, wer Informationen erhält, wie Identitäten geschützt, wie der Dialog aufrechterhalten und wie Entscheidungen dokumentiert werden.
Prüfen Sie bei der Bewertung einer Lösung die folgenden Punkte und dokumentieren Sie die Entscheidungen im internen Verfahren:
- Ermöglicht schriftliche und, soweit vorgesehen, mündliche Meldungen.
- Unterscheidet klar zwischen anonymen, identifizierten und vertraulichen Meldungen.
- Beschränkt Zugriffe nach Rolle, Rechtsträger und möglichen Interessenkonflikten.
- Bündelt Nachrichten, Anhänge, Status, Fristen und Entscheidungen in einem Vorgang.
- Ermöglicht einen sicheren Dialog über einen privaten Zugangscode.
- Erläutert Datenverarbeitung, Aufbewahrung und anwendbare Rechte.
- Protokolliert relevante Handlungen ohne unnötige Informationen offenzulegen.
- Informiert über externe Meldekanäle und weitere geeignete Wege.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Inhalt dient nur zu Informationszwecken, stellt keine Rechtsberatung dar und sollte anhand der zum Zeitpunkt der Nutzung geltenden Rechtsvorschriften und Leitlinien geprüft werden.
Sehen Sie, wie die Plattform den Prozess strukturiert.
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