O que é um Canal de Denúncias?

Não é apenas um formulário

O formulário é a porta de entrada. O processo inclui receção, proteção da informação, atribuição, comunicação, análise, decisão, registo e arquivo.

Quem intervém no processo?

O denunciante comunica a situação. A organização designa pessoas ou equipas autorizadas para receber e acompanhar. Outros intervenientes podem participar apenas quando necessário e de acordo com as regras internas.

Canal interno e canal externo

A lei distingue meios internos, disponibilizados pela organização, e meios externos, disponibilizados pelas autoridades competentes. A escolha e os pressupostos aplicáveis devem ser analisados no enquadramento legal.

Porque usar uma plataforma própria?

Uma plataforma ajuda a evitar informação dispersa, permite diálogo através de código, organiza o histórico e facilita a separação de acessos e responsabilidades.

Elementos de um canal eficaz

Um canal eficaz combina instruções claras, confidencialidade, acesso limitado a pessoas autorizadas, registo das ações e uma forma segura de manter o contacto com o denunciante. A tecnologia apoia estes elementos, mas deve ser acompanhada por procedimentos internos, responsáveis identificados e critérios para encaminhar cada situação.

Porque uma caixa de email é insuficiente

Uma caixa de email pode receber mensagens, mas tende a dificultar a separação de acessos, o controlo de prazos, a proteção de anexos e a manutenção de um histórico coerente. Uma plataforma própria permite associar mensagens, documentos, estados, responsáveis e decisões ao mesmo processo, sem dispersar informação por várias ferramentas.

O que deve estar preparado antes da disponibilização

Antes de divulgar o canal, a organização deve confirmar o enquadramento legal, definir quem recebe e acompanha as denúncias, preparar a informação de privacidade, testar o percurso completo e explicar aos potenciais utilizadores como funciona o anonimato, a confidencialidade e o acompanhamento por código.

Lista prática para avaliar um canal

Um canal deve ser avaliado como um processo completo e não apenas como uma página de submissão. A organização deve conseguir demonstrar quem recebe a informação, como protege as identidades, como mantém o diálogo e como documenta as decisões.

Ao rever uma solução, confirme os seguintes elementos e registe as decisões no procedimento interno:

• Permite denúncias por escrito e, quando aplicável, por via verbal.
• Distingue claramente denúncia anónima, identificada e confidencial.
• Restringe o acesso por função, entidade e potencial conflito de interesses.
• Mantém mensagens, anexos, estados, prazos e decisões no mesmo processo.
• Permite comunicação segura com o denunciante através de um código reservado.
• Explica o tratamento de dados, a conservação e os direitos aplicáveis.
• Regista ações relevantes sem expor informação desnecessária.
• Disponibiliza instruções sobre canais externos e outras vias adequadas.