Délais du canal de signalement

Notification de réception

La loi portugaise n° 93/2021 prévoit que le lanceur d’alerte soit informé de la réception dans un délai de sept jours, sauf dans les situations prévues par le régime.

Informations sur les mesures

Le lanceur d’alerte doit recevoir des informations motivées sur les mesures envisagées ou prises dans un délai maximal de trois mois à compter de la réception.

Demande d’information sur le résultat de l’analyse

La loi prévoit également que le lanceur d’alerte puisse demander la communication du résultat de l’analyse après sa conclusion.

Organisation opérationnelle

Attribuez des responsables, enregistrez les dates, définissez des alertes internes et conservez un historique des communications et des décisions.

Sept jours : accusé de réception

L’accusé de réception doit faire partie d’un processus contrôlé et ne pas dépendre uniquement d’une réponse manuelle. L’organisation doit définir qui vérifie les nouveaux signalements, comment sont gérés les absences et les jours fériés, et quelles informations sont communiquées sans compromettre la confidentialité ni l’enquête.

Trois mois : information sur les mesures

Le délai d’information sur les mesures envisagées ou prises suppose des échéances internes antérieures. Le tri, l’attribution, les demandes de précisions, l’analyse et la décision doivent avoir leurs propres responsables et dates afin de préparer une communication motivée dans le délai applicable.

Échéances opérationnelles internes

Outre les délais légaux, des objectifs internes peuvent être définis pour la première analyse, l’attribution, le contact, la révision et la clôture. Ils ne remplacent pas la loi, mais aident à identifier les blocages, à gérer les priorités et à démontrer un suivi cohérent du canal.

Tableau de contrôle des délais

Les délais légaux doivent être soutenus par des jalons opérationnels plus courts. L’enregistrement de la date de réception, la désignation de remplaçants et les alertes d’escalade réduisent le risque qu’un signalement reste sans suivi pendant une absence ou une période de forte activité.

Un tableau de contrôle doit comprendre au minimum :

• Date et heure de réception avec une référence temporelle cohérente.
• Accusé de réception à l’auteur dans le délai applicable de sept jours.
• Date de la première analyse, responsable attribué et demandes de précisions.
• Jalons internes pour le tri, l’enquête, la révision et la décision.
• Informations motivées sur les mesures prévues ou prises avant la limite de trois mois.
• Enregistrement de la demande de résultat et réponse après la conclusion, le cas échéant.
• Alertes, remplacements et escalade avant chaque échéance critique.
• Conservation du dossier pendant au moins cinq ans et tant que des procédures liées sont en cours.