Prazos no Canal de Denúncias

Comunicação da receção

A Lei n.º 93/2021 prevê que o denunciante seja notificado da receção no prazo de sete dias, salvo situações previstas no regime.

Informação sobre medidas

O denunciante deve receber informação fundamentada sobre medidas previstas ou adotadas no prazo máximo de três meses a contar da receção.

Pedido de resultado da análise

O regime prevê ainda a possibilidade de o denunciante solicitar a comunicação do resultado da análise em momento posterior à conclusão.

Organização operacional

Atribua responsáveis, registe datas, estabeleça alertas internos e mantenha um histórico das comunicações e decisões.

Sete dias: confirmação de receção

A confirmação de receção deve integrar um processo controlado e não depender apenas de uma resposta manual. A organização deve definir quem verifica novas denúncias, como são tratadas ausências e feriados e que informação é comunicada sem comprometer a confidencialidade ou a investigação.

Três meses: informação sobre medidas

O prazo para informar sobre medidas previstas ou adotadas exige que existam marcos internos anteriores. Triagem, atribuição, pedidos de esclarecimento, análise e decisão devem ter responsáveis e datas próprias, permitindo preparar uma comunicação fundamentada dentro do prazo aplicável.

Marcos operacionais internos

Além dos prazos legais, podem ser definidos objetivos internos para primeira análise, atribuição, contacto, revisão e encerramento. Estes objetivos não substituem a lei, mas ajudam a detetar bloqueios, gerir prioridades e demonstrar que o canal é acompanhado de forma consistente.

Mapa de controlo dos prazos

O prazo legal deve ser acompanhado por marcos operacionais mais curtos. O registo da data de receção, a existência de substitutos e os alertas de escalamento reduzem o risco de uma denúncia ficar sem seguimento durante ausências ou períodos de maior volume.

Um mapa de controlo deve incluir, pelo menos:

• Data e hora de receção, com referência temporal consistente.
• Confirmação de receção ao denunciante no prazo aplicável de sete dias.
• Data da primeira análise, responsável atribuído e eventuais pedidos de esclarecimento.
• Marcos internos para triagem, investigação, revisão e decisão.
• Informação fundamentada sobre medidas previstas ou adotadas até ao limite de três meses.
• Registo do pedido de resultado e resposta após a conclusão, quando aplicável.
• Alertas, substituições e escalamento antes de cada prazo crítico.
• Conservação do registo durante pelo menos cinco anos e enquanto existirem processos relacionados.