Mitteilung über den Eingang
Das portugiesische Gesetz Nr. 93/2021 sieht vor, dass die hinweisgebende Person innerhalb von sieben Tagen über den Eingang informiert wird, außer in den gesetzlich vorgesehenen Fällen.
Informationen zu Maßnahmen
Die hinweisgebende Person sollte innerhalb von höchstens drei Monaten ab Eingang begründete Informationen über geplante oder ergriffene Maßnahmen erhalten.
Anfrage zum Ergebnis der Prüfung
Das Gesetz sieht außerdem vor, dass die hinweisgebende Person nach Abschluss die Mitteilung des Prüfungsergebnisses verlangen kann.
Operative Organisation
Weisen Sie Verantwortliche zu, erfassen Sie Termine, richten Sie interne Warnungen ein und führen Sie einen Verlauf der Kommunikation und Entscheidungen.
Sieben Tage: Eingangsbestätigung
Die Eingangsbestätigung sollte Teil eines kontrollierten Prozesses sein und nicht nur von einer manuellen Antwort abhängen. Die Organisation sollte festlegen, wer neue Meldungen prüft, wie Abwesenheiten und Feiertage behandelt werden und welche Informationen ohne Beeinträchtigung von Vertraulichkeit oder Untersuchung mitgeteilt werden.
Drei Monate: Informationen über Maßnahmen
Die Frist für Informationen über geplante oder ergriffene Maßnahmen erfordert frühere interne Meilensteine. Sichtung, Zuweisung, Rückfragen, Prüfung und Entscheidung sollten eigene Verantwortliche und Termine haben, damit innerhalb der geltenden Frist eine begründete Mitteilung vorbereitet werden kann.
Interne operative Meilensteine
Zusätzlich zu gesetzlichen Fristen können interne Ziele für Erstprüfung, Zuweisung, Kontakt, Überprüfung und Abschluss festgelegt werden. Sie ersetzen das Gesetz nicht, helfen aber, Engpässe zu erkennen, Prioritäten zu steuern und eine konsistente Nachverfolgung nachzuweisen.
Kontrollplan für Fristen
Gesetzliche Fristen sollten durch kürzere operative Meilensteine unterstützt werden. Die Erfassung des Eingangsdatums, benannte Vertretungen und Eskalationshinweise verringern das Risiko, dass Meldungen während Abwesenheiten oder bei hohem Aufkommen ohne Bearbeitung bleiben.
Ein Kontrollplan sollte mindestens enthalten:
- Datum und Uhrzeit des Eingangs mit einheitlicher Zeitreferenz.
- Eingangsbestätigung innerhalb der anwendbaren Frist von sieben Tagen.
- Datum der ersten Prüfung, zugewiesene Verantwortung und Rückfragen.
- Interne Meilensteine für Triage, Untersuchung, Prüfung und Entscheidung.
- Begründete Information über geplante oder ergriffene Maßnahmen bis zur Dreimonatsfrist.
- Erfassung eines Ergebnisverlangens und Antwort nach Abschluss, soweit anwendbar.
- Warnungen, Vertretungen und Eskalationen vor jeder kritischen Frist.
- Aufbewahrung des Vorgangs für mindestens fünf Jahre und während anhängiger Verfahren.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Inhalt dient nur zu Informationszwecken, stellt keine Rechtsberatung dar und sollte anhand der zum Zeitpunkt der Nutzung geltenden Rechtsvorschriften und Leitlinien geprüft werden.
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