Comunicazione di ricezione
La Legge portoghese n. 93/2021 prevede che il segnalante sia informato della ricezione entro sette giorni, salvo i casi previsti dalla normativa.
Informazioni sulle misure
Il segnalante deve ricevere informazioni motivate sulle misure previste o adottate entro un massimo di tre mesi dalla ricezione.
Richiesta di informazioni sull’esito dell’analisi
La legge prevede inoltre che il segnalante possa richiedere la comunicazione dell’esito dell’analisi dopo la sua conclusione.
Organizzazione operativa
Assegna i responsabili, registra le date, imposta avvisi interni e conserva uno storico delle comunicazioni e delle decisioni.
Sette giorni: conferma di ricezione
La conferma di ricezione deve far parte di un processo controllato e non dipendere soltanto da una risposta manuale. L’organizzazione deve definire chi verifica le nuove segnalazioni, come vengono gestiti assenze e giorni festivi e quali informazioni comunicare senza compromettere riservatezza o indagine.
Tre mesi: informazioni sulle misure
Il termine per informare sulle misure previste o adottate richiede scadenze interne precedenti. Valutazione iniziale, assegnazione, richieste di chiarimenti, analisi e decisione devono avere responsabili e date proprie, consentendo di preparare una comunicazione motivata entro il termine applicabile.
Scadenze operative interne
Oltre ai termini legali, si possono definire obiettivi interni per prima analisi, assegnazione, contatto, revisione e chiusura. Questi obiettivi non sostituiscono la legge, ma aiutano a individuare blocchi, gestire priorità e dimostrare un seguito coerente del canale.
Mappa di controllo delle scadenze
Le scadenze legali devono essere supportate da traguardi operativi più brevi. La registrazione della data di ricezione, la nomina di sostituti e gli avvisi di escalation riducono il rischio che una segnalazione resti senza seguito durante assenze o periodi di maggiore volume.
Una mappa di controllo deve includere almeno:
- Data e ora di ricezione con un riferimento temporale coerente.
- Conferma di ricezione al segnalante entro il termine applicabile di sette giorni.
- Data della prima valutazione, responsabile assegnato ed eventuali richieste di chiarimento.
- Traguardi interni per triage, indagine, revisione e decisione.
- Informazioni motivate sulle misure previste o adottate entro il limite di tre mesi.
- Registrazione della richiesta di esito e risposta dopo la conclusione, quando applicabile.
- Avvisi, sostituzioni ed escalation prima di ogni scadenza critica.
- Conservazione del caso per almeno cinque anni e durante i procedimenti correlati pendenti.
Nota legale
Questo contenuto è informativo, non costituisce consulenza legale e deve essere verificato alla luce della normativa e delle indicazioni applicabili al momento dell’utilizzo.
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