1. Kontext erfassen
Ermitteln Sie erfasste Stellen, Zielgruppen, Sprachen, Kategorien, Verantwortliche und mögliche Interessenkonflikte.
2. Verfahren festlegen
Legen Sie fest, wie Sichtung, Zuweisung, Kommunikation, Untersuchung, Entscheidung, Aufbewahrung und Berichterstattung erfolgen.
3. Meldekanal konfigurieren
Bereiten Sie Identität, Anweisungen, Inhalte, Formulare, Nutzer, Berechtigungen und Nachverfolgungsmechanismen vor.
4. Testen und kommunizieren
Testen Sie den gesamten Ablauf, schulen Sie die Verantwortlichen und machen Sie den Kanal an den geeigneten Stellen bekannt.
5. Regelmäßig überprüfen
Prüfen Sie Zugriffe, Inhalte, Kategorien, Reaktionszeiten und die Wirksamkeit des Prozesses.
Governance und Interessenkonflikte
Bei der Einführung sollte festgelegt werden, wer die Plattform verwaltet, wer die einzelnen Meldekategorien erhält und wie bei Interessenkonflikten vorzugehen ist. In Unternehmensgruppen kann eine zentrale Aufsicht mit lokalen Verantwortlichen verbunden werden, sofern Informationstrennung und Berechtigungen klar dokumentiert sind.
Tests vor dem Produktivbetrieb
Die Tests sollten anonyme und identifizierte Meldungen, den Versand von Benachrichtigungen, den Zugriff per Code, den Nachrichtenaustausch, Anhänge, Status, Fristen und Ausfallszenarien abdecken. Auch Datenschutztexte, Kontaktdaten und die mobile Nutzung sollten geprüft werden.
Überprüfung nach der Bereitstellung
Nach der Bereitstellung sollte die Organisation Zugriffe, Reaktionszeiten, Kategorien, Kommunikationsqualität und Nutzung des Kanals überprüfen. Regelmäßige Überprüfungen ermöglichen es, unnötige Zugriffe zu entfernen, Anweisungen anzupassen und Schwierigkeiten zu erkennen, bevor sie zu Prozessfehlern werden.
Checkliste für Einführung und Produktivstart
Die Einführung muss zu konkreten Entscheidungen über Personen, Prozess, Technologie und Kommunikation führen. Ein optisch fertiges Portal reicht nicht aus, wenn Vertretungsregeln, Eskalationswege oder Kriterien zum Schutz von Informationen fehlen.
Bestätigen und dokumentieren Sie vor dem Produktivstart:
Dokumentieren Sie außerdem die Freigabe durch Datenschutz, Compliance, Recht und Informationssicherheit sowie den Termin der nächsten Überprüfung.
- Betroffene Rechtsträger, berechtigte Zielgruppen, Sprachen und Meldewege.
- Hauptverantwortliche, Vertretungen und der Umgang mit Interessenkonflikten.
- Kategorien, Triagekriterien, Prioritäten und Weiterleitungsregeln je Vorgang.
- Datenschutzhinweise, Datenminimierung und Aufbewahrungsregeln.
- Profile, Berechtigungen, Benachrichtigungen und Trennung zwischen Unternehmen oder Einheiten.
- Tests für anonyme und identifizierte Meldungen, Anhänge, Nachrichten und Zugangswiederherstellung.
- Schulung der Verantwortlichen und klare Kommunikation an potenzielle Hinweisgebende.
- Regelmäßige Überprüfung von Zugriffen, Reaktionszeiten, Inhalten und Prozesswirksamkeit.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Inhalt dient nur zu Informationszwecken, stellt keine Rechtsberatung dar und sollte anhand der zum Zeitpunkt der Nutzung geltenden Rechtsvorschriften und Leitlinien geprüft werden.
Sehen Sie, wie die Plattform den Prozess strukturiert.
Lernen Sie das Meldeportal und das Backoffice in einer persönlichen Demo kennen.
Demo vereinbaren